Como admin do Google Workspace, você gerencia como e quando os fluxos do Workspace Studio acessam os dados do Google da sua organização. Essa configuração ajuda a equilibrar a produtividade e a automação do usuário com os padrões de segurança, compliance e privacidade da sua organização.
Por padrão, os fluxos recém-criados são executados com os mesmos privilégios de acesso aos dados do usuário que os criou. Isso significa que um fluxo pode ler, modificar e compartilhar automaticamente dados do Google, como arquivos no Drive, e-mails no Gmail e conteúdo no Documentos, em nome de um usuário.
Gerenciar o acesso dos fluxos aos dados é importante pelos seguintes motivos:
- Evitar a exposição acidental de dados: restringir o acesso ao fluxo garante que os agentes não compartilhem inadvertidamente dados sensíveis ou restritos da organização.
- Conformidade com políticas: você pode definir níveis de acesso padrão para toda a organização ou segmentar unidades organizacionais (UOs) específicas para obedecer às regulamentações de governança de dados.
- Controlar as fontes de dados para as etapas de IA: para fluxos com etapas de IA do Gemini, escolha as fontes que o Gemini usa. Isso inclui conteúdo interno do Workspace, dados iniciais e sites públicos.
- Mantenha a supervisão centralizada: o Google Admin Console é um local único para analisar, pausar ou restringir o acesso aos dados de fluxos individuais criados no seu domínio.
Ver uma lista de todos os fluxos e gerenciar o acesso aos dados
Você pode analisar todos os fluxos criados pelos usuários na sua organização e, se necessário, mudar ou pausar o acesso deles aos dados do Google. Use as configurações de administrador do Studio para bloquear o acesso a etapas específicas.
- No Admin Console, acesse Menu
Agentes Gerenciamento de acesso do agente. - Para filtrar a lista e mostrar apenas fluxos, clique em Tipo Fluxo do Studio.
- Para ver mais informações sobre o fluxo, mudar o acesso aos dados, pausar o acesso aos dados ou reativar um fluxo, clique em Ações e na opção correspondente.
- Pausar o acesso aos dados: bloqueia o acesso do fluxo aos dados do Google e interrompe as execuções em andamento ou futuras.
- Mudar o acesso: bloqueie o acesso ou restrinja a determinados escopos. O fluxo ainda pode ser executado, mas talvez não funcione como esperado.
Observação: somente os fluxos recém-criados por testadores na lista de permissões vão aparecer na página Gerenciamento de acesso do agente. Os fluxos atuais vão continuar funcionando como antes.
Definir o acesso padrão aos dados para fluxos
Por padrão, os fluxos têm acesso aos mesmos dados do Workspace que o criador. É possível bloquear o acesso aos dados do Workspace para fluxos por padrão em vez de fazer isso para toda a organização ou uma unidade organizacional.
Observação: bloquear o acesso aos dados do Workspace vai interromper a execução da maioria dos fluxos.
- No Admin Console, acesse Menu Agentes Configurações.
- Clique em Acesso padrão para fluxos do Studio.
- (Opcional) À esquerda, selecione uma unidade organizacional para aplicar a configuração.
- Para bloquear o acesso por padrão, selecione Não permitir acesso de agentes.
- Clique em Salvar. Se você escolheu uma unidade organizacional, clique em Substituir.
Gerenciar o acesso a etapas específicas de fluxos
Como administrador, você pode controlar quais etapas os usuários podem adicionar aos fluxos. Veja mais detalhes em:
- Permitir ou bloquear etapas específicas do serviço do Workspace
- Permitir ou bloquear etapas do Gemini para Google Workspace
Definir as fontes que as etapas do Gemini podem usar
Como administrador, você pode controlar as fontes que o Gemini pode usar para gerar respostas nos fluxos do Google Workspace Studio com etapas de IA. O Gemini pode usar o conteúdo do Workspace a que um usuário tem acesso, dados do iniciador do fluxo e informações de sites públicos.
Quando você desativa uma fonte, os usuários do Workspace Studio veem a opção esmaecida e indisponível.
Observação: por padrão, as duas opções de origem estão marcadas.
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No Google Admin Console, acesse Menu
Apps
Google Workspace
Workspace Studio.Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".
- Clique em Fontes de dados do Gemini.
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(Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, na lateral, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado).
As configurações do grupo substituem as definições das unidades organizacionais. Saiba mais
Marque ou desmarque as caixas das fontes que o Gemini pode usar:
- Permitir pesquisa no Workspace e no fluxo: permite que o Gemini pesquise o conteúdo do Workspace que um usuário pode acessar e inclua automaticamente dados do iniciador do fluxo.
- Permitir a Pesquisa Google na Web: permite que o Gemini pesquise sites públicos com a Pesquisa Google.
Se você desmarcar a caixa Permitir pesquisa no Workspace e no fluxo, as etapas de IA não poderão pesquisar o conteúdo do Workspace nem incluir automaticamente dados do acionador do fluxo.
Se você desmarcar uma caixa e o fluxo de um usuário for afetado, ele vai receber uma notificação no registro de atividades do Studio.
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Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.
Para restaurar o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).