כדי להגדיר הסגר לאימייל, אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.
הסגר אימייל הוא תכונה של כלי הניהול של Google Workspace. אדמינים ב-Google Workspace יכולים להשתמש בהסגר של אימיילים כדי ליצור הגדרות שמעבירות הודעות אימייל נכנסות ויוצאות להסגר לפני שהן נשלחות לנמענים. מידע נוסף על כלי הניהול
כשהודעות אימייל מועברות להסגר, אתם ואנשים אחרים בארגון יכולים לבדוק אותן לפני שהן נשלחות לנמענים. הסגר על אימיילים עוזר למנוע ספאם, לצמצם אובדן נתונים ולהגן על מידע סודי. הסגר האימייל גם עוזר לכם לנהל את הקבצים שמצורפים להודעות, כדי שאנשים בארגון לא יפתחו או ישלחו קבצים שאסור להם.
כאדמינים, אתם יכולים להוסיף הגדרות בהתאמה אישית במסוף Google Admin, שקובעות אילו הודעות יועברו להסגר. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות יוצאות שמכילות מידע סודי, הודעות נכנסות שיש בהן קישורים או קבצים מצורפים חשודים, או את כל ההודעות עם מידע אישי או רגיש, כמו מספרים של כרטיסי אשראי או מזהי מס.
כשהודעה מועברת להסגר, אתם יכולים לבצע בה את הפעולות הבאות:
- מזהים את ההגדרה שבגללה ההודעה הועברה להסגר.
- לשחרר את ההודעה מההסגר כדי שהיא תישלח לנמען המקורי.
- לחסום את שליחת ההודעה לנמען, ואם רוצים, להודיע לשולח שהיא נחסמה.
הודעות בהסגר נשמרות עד שמבצעים אחת מהפעולות. אם לא מבצעים פעולה בהודעה שנמצאת בהסגר, ההודעה נמחקת באופן סופי אחרי 30 יום. מידע נוסף על ניהול הודעות בהסגר
תכונות ומגבלות של הסגר
בקטע הזה מתוארים ההתנהגות והמגבלות שחשוב להכיר כשמשתמשים בהסגר לאימייל.
תקופת השמירה בהסגר
הודעות בהסגר נשמרות בהסגר עד 30 יום אחרי השליחה. ההודעות נמחקות באופן אוטומטי וסופי אחרי 30 יום. אדמינים או משתמשים לא יכולים לשחזר הודעות שנמחקו מההסגר.
אם אתם משתמשים בנפח אחסון נוסף לאימייל עם תקופת שמירה מורחבת, למשל Google Vault, הודעות בהסגר שגילן מעל 30 יום זמינות בנפח האחסון הנוסף עד שתקופת השמירה מסתיימת. מידע נוסף על תקופות השמירה ב-Vault זמין במאמר שמירת הודעות Gmail באמצעות Vault.
הסגר ברירת המחדל
בחשבון Google Workspace שלכם כבר מוגדר הסגר אחד. ההסגר הזה נקרא הסגר ברירת המחדל. הסגרים שאתם יוצרים נקראים הסגרים בהתאמה אישית. אם מוסיפים הגדרה שמעבירה הודעות להסגר, אבל לא מציינים בהגדרה הסגר מותאם אישית, ההודעות שמועברות להסגר באמצעות ההגדרה נשלחות להסגר שמוגדר כברירת מחדל.
אם מוחקים הסגר מותאם אישית שמכיל הודעות בהסגר, ההודעות בהסגר שנמחק מועברות להסגר שמוגדר כברירת מחדל.
הסגרים מותאמים אישית ומוגבלים
סופר-אדמינים יכולים ליצור הסגרים בהתאמה אישית כדי:
- לתמוך בצרכים עסקיים ספציפיים. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר את כל ההודעות היוצאות שמכילות את הביטוי "סודיות החברה".
- לתת גישה להסגר לקבוצות ספציפיות של משתמשים. הפעולה הזו נקראת הסגר מוגבל.
- לשלוח הודעת דחייה לשולחים כשאתם חוסמים את המסירה של ההודעות שלהם שהועברו להסגר.
- לשלוח התראות אוטומטיות לאדמינים על הודעות בהסגר.
שליחת הודעות לכמה הסגרים
אתם יכולים ליצור כמה הסגרים בהתאמה אישית. לדוגמה, אתם יכולים ליצור הסגר אחד להודעות יוצאות שמכילות תוכן רגיש, והסגר אחר להודעות נכנסות עם קבצים מצורפים שעלולים להיות מסוכנים.
אפשר להעביר הודעות ליותר מהסגר אחד. זה קורה כשיש כמה הסגרים וכמה הגדרות ששולחות הודעות להסגרים שונים. אם הודעה תואמת ליותר מהגדרה אחת של הסגר, היא נשלחת לכל ההסגרים שצוינו בהגדרות התואמות.
מחיקת הסגרים
אי אפשר למחוק הסגרים בהתאמה אישית שמוזכרים בהגדרת הסגר. כדי למחוק את ההסגרים האלה, קודם צריך למחוק את ההגדרה שמפנה להסגר. אפשר גם לערוך את ההגדרה כדי לשלוח הודעות להסגר אחר.
סוגי ההודעות הנתמכים
אתם יכולים לבצע פעולות רק בהודעות בהסגר שנשלחו אל משתמשים שרשומים בחשבון Google Workspace שלכם או מהם. אי אפשר להעביר להסגר את סוגי ההודעות הבאים:
- הודעות שנשלחות לקבוצות Google
- הודעות שנשלחו לחשבונות מושעים או מושבתים, או שהתקבלו מהם
הודעות יוצאות
- הודעות יוצאות שמועברות להסגר מופיעות בתיקייה נשלח של השולח. מחיקת ההודעה מהתיקייה נשלח לא משפיעה על סטטוס ההסגר של ההודעה.
- כדי להימנע משליחת מספר גדול של הודעות להסגר, אל תשלחו הודעות חיצוניות לרשימות אימייל גדולות. כשמעבירים להסגר הודעה שנשלחה לקבוצה או לרשימה, עותק של ההודעה מועבר להסגר לכל נמען. זה יכול לגרום להעברה של מספר גדול של הודעות להסגר.
התראות
מפעילים את ההתראות בהגדרות של ההסגר:
- כדי ליידע את השולחים שההודעה שלהם הועברה להסגר, משתמשים באפשרות שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל בהגדרת ההסגר.
- כדי להודיע לאדמינים מדי פעם על הודעות חדשות שהועברו להסגר, משתמשים באפשרות הודעה מדי פעם על העברת הודעות להסגר בהגדרת ההסגר.
הנמענים לא מקבלים התראה כשהודעה מועברת להסגר.
הודעות S/MIME
- אם שולח מבקש הצפנת S/MIME להודעה יוצאת שתואמת להגדרת הסגר, ההודעה נדחית ולא נשלחת להסגר.
- אם אדמין מגדיר כללי תאימות וניתוב ל-S/MIME להודעות יוצאות, הודעות שתואמות להגדרות נשלחות להסגר.
הגדרה של הסגר לאימייל
ב-Google Workspace יש הסגר ברירת מחדל לאימייל, שאפשר להשתמש בו לכל ההודעות שבהסגר. אם הארגון שלכם קטן יחסית או לא שולח או מקבל הרבה אימיילים, יכול להיות שההסגר שמוגדר כברירת מחדל יתאים לדרישות ההסגר שלכם.
אדמינים יכולים ליצור הסגרים בהתאמה אישית כדי ליהנות מגמישות רבה יותר ומהיקף רחב יותר. אתם יכולים ליצור כמה הסגרים בהתאמה אישית. לדוגמה, יכול להיות שתרצו ליצור הסגר אחד להודעות יוצאות שמכילות תוכן רגיש, והסגר אחר להודעות נכנסות שיש בהן קבצים מצורפים שעלולים להיות מסוכנים.
בעזרת הסגרים בהתאמה אישית, אתם יכולים:
- לתת גישה להסגר לקבוצות ספציפיות של משתמשים, שנקרא הסגר מוגבל.
- לשלוח הודעת דחייה לשולחים כשאתם דוחים מסירה של הודעות שהועברו להסגר.
- שליחת הודעה אוטומטית כשהודעות בהסגר נדחות ולא נשלחות.
כדי להגדיר הסגר אימייל בהתאמה אישית, קודם מוסיפים הסגר חדש ואז מוסיפים הגדרות ששולחות הודעות להסגר.
שלב 1: הוספת הסגר לאימייל
מגדירים הסגר אחד או יותר במסוף Google Admin.
צריך לבצע את השלב הזה לפני הוספת הגדרות להעברת הודעות להסגר, כי צריך לציין את ההסגר בהגדרה.
כדי להוסיף הסגר:
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
אפליקציות
Google Workspace
Gmail
ניהול הסגרים.כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות של Gmail.
- לוחצים על הוספת הסגר.
- בתיבת ההגדרות הוספת הסגר, מבצעים את השלבים הבאים:
האפשרות בהגדרה מה לעשות? שם מזינים שם להסגר. כדאי להשתמש בשם שמתאר את סוג הכלל ששולח הודעות להסגר הזה, למשל, קבצים מצורפים חשודים. השם הזה מופיע ליד כל הודעה בלוח הבקרה של ההסגר.
תיאור (אופציונלי) מוסיפים עוד פרטים על ההסגר הזה. התיאור הזה מוצג במרכז הבקרה של ההסגר. קבוצת הבודקים של ההסגר (אופציונלי) אתם יכולים לאפשר לאנשים אחרים בארגון לגשת להסגר הזה. הם חייבים להיות בקבוצה שהגדרתם למטרה הזו. אם לא בוחרים קבוצה, הגישה להסגר הזה מוגבלת לסופר-אדמינים ולאדמינים שהוקצתה להם הרשאת Gmail גישת אדמינים להסגר.
כדי ליצור קבוצה חדשה לגישה להסגר, בתיבה הוספת הסגר, לוחצים על ניהול קבוצות. לפירוט השלבים, אפשר לעיין במאמר איך מאפשרים למשתמשים לגשת להסגר של אימיילים.
כדי לתת לקבוצה קיימת גישה להסגר הזה:
- לוחצים על בחירת קבוצות.
- בחלון בחירת קבוצות, גוללים או מחפשים כדי למצוא קבוצה.
- לוחצים על שם הקבוצה כדי לבחור אותה.
- בפינה השמאלית העליונה של החלון בחירת קבוצה, לוחצים על X כדי לסגור את החלון ולשמור את הקבוצה בהגדרת ההסגר.
- כדי לתת גישה לקבוצות נוספות, חוזרים על שלבים א' עד ד'.
תוצאת דחייה נכנסת בוחרים פעולה שתתבצע כשמונעים מסירה של הודעות נכנסות שמועברות להסגר על ידי ההגדרה הזו:
- השלכת ההודעה: ההודעה לא נשלחת לנמענים ונמחקת. השולח לא מקבל התראה על כך.
- שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל: ההודעה לא נשלחת לנמענים ונמחקת. הודעת דחייה נשלחת לשולח.
מידע נוסף על התנהגות של הודעות דחייה זמין במאמר שימוש בהודעות דחייה כברירת מחדל.
תוצאת דחייה יוצאת בוחרים פעולה שתתבצע כשמונעים מסירה של הודעות יוצאות שמועברות להסגר על ידי ההגדרה הזו:
- השלכת ההודעה: ההודעה לא נשלחת לנמענים ונמחקת. השולח לא מקבל התראה על כך.
- שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל: ההודעה לא נשלחת לנמענים ונמחקת. הודעת דחייה נשלחת לשולח.
מידע נוסף על התנהגות של הודעות דחייה זמין במאמר שימוש בהודעות דחייה כברירת מחדל.
שליחה תקופתית של עדכונים כאשר הודעות מועברות להסגר (אופציונלי) בוחרים באפשרות הזו כדי לשלוח התראות אוטומטיות תקופתיות לסופר-אדמינים כשהודעות מועברות להסגר.
תוכן ההתראה: ההתראות כוללות את מספר ההודעות שנוספו לכל הסגר ואת המספר הכולל של ההודעות שהועברו להסגר במהלך תקופת ההתראה.
תזמון: ההתראות נשלחות תוך שעה מרגע שההודעה הועברה להסגר. התדירות והתזמון של ההתראות מבוססים על התדירות שבה הודעות חדשות מועברות להסגר. אפשר לקבל עד התראה אחת בשעה.
נמענים: ההתראות נשלחות רק לסופר-אדמינים. הן לא נשלחות למשתמשים עם הרשאות של תפקיד אדמין "גישת אדמינים להסגר", או לקבוצות עם הרשאות הסגר.
- בחלק התחתון של התיבה הוספת הגדרה, לוחצים על שמירה. ההסגר החדש נוסף לטבלה ניהול הסגרים.
השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף - כדי להוסיף עוד הסגרים, חוזרים על השלבים האלה.
כדי למחוק או לשנות הסגר, בטבלה ניהול הסגרים בוחרים את הפעולה בעמודה פעולות.
שימוש בהודעות דחייה שמוגדרות כברירת מחדל
בקטע הזה יש מידע חשוב על האפשרות שליחת הודעת הדחייה שמוגדרת כברירת מחדל בהגדרות ההסגר.
- כשאתם דוחים הודעה קבוצתית נכנסת, הודעות הדחייה נמחקות (לא נשלחות לשולח), גם אם האפשרות הזו נבחרה בהגדרות של ההסגר.
- בכל פעם שאתם דוחים הודעה אחת או יותר בפעולה אחת, השולח מקבל הודעת דחייה. לדוגמה, אם בוחרים 3 הודעות משולח מסוים ולוחצים על דחייה, ואז בוחרים 5 הודעות מאותו שולח ולוחצים על דחייה, השולח מקבל 2 הודעות דחייה. כדי לצמצם את מספר הודעות הדחייה שנשלחות לשולחים, בוחרים את כל ההודעות משולח אחד בבת אחת ולוחצים על דחייה. השולח מקבל הודעת דחייה אחת שבה מפורטות כל ההודעות שנדחו והנמענים שלהן.
- הודעות דחייה כוללות את הנושא של ההודעה המקורית שהוכנסה להסגר בגוף ההודעה. לכן, אם הנושא גרם להכנסת ההודעה המקורית להסגר, גם הודעת הדחייה עלולה להיכנס להסגר. כדי לפתור את הבעיה, צריך לעדכן את ההגדרות של ההסגר כך שלא יכללו הודעות מסוג "הודעות יוצאות" או "הודעות יוצאות פנימיות".
שלב 2: מוסיפים הגדרות להסגרת הודעות
אחרי שיוצרים הסגר אחד או יותר, מוסיפים הגדרות שמציינות אילו הודעות יועברו להסגר.
הודעות נשלחות להסגר בהתאם להגדרות שאתם מוסיפים במסוף Google Admin. בהגדרות של Gmail שמופיעות בטבלה הבאה יש אפשרות להעביר להסגר הודעות שעומדות בקריטריונים שצוינו בהגדרה. בהגדרה גם מצוין לאיזה הסגר ההודעות נשלחות. אתם יכולים לשלוח הודעות להסגר שמוגדר כברירת מחדל או להסגר בהתאמה אישית שיצרתם.
כדי לקבל הוראות מפורטות להוספה, למחיקה או לעדכון של הגדרות להעברת הודעות אימייל להסגר, אפשר להיכנס לדף שמקושר מהעמודה הגדרה שבהמשך:
| הגדרה | תיאור |
|---|---|
| תאימות של קבצים מצורפים |
להעביר הודעות להסגר על סמך שם הקובץ המצורף, סוג הקובץ המצורף או הגודל הכולל של ההודעה (כולל קבצים מצורפים). לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות נכנסות ויוצאות שמכילות קבצים מצורפים מסוג .exe, כי הקובץ המצורף עלול להיות תוכנה מסוכנת. התראות: ההגדרה הזו כוללת אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כשהם שולחים הודעה פנימית שמועברת להסגר באמצעות ההגדרה. |
| סינון לפי עמידה במדיניות |
להעביר הודעות להסגר אם הן מכילות סוג של תוכן רגיש שאתם מציינים, וגם לציין איפה התוכן הרגיש נמצא בהודעה. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות יוצאות שמכילות מספר כרטיס בגוף ההודעה. התראות: ההגדרה הזו כוללת אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כשהם שולחים הודעה פנימית שמועברת להסגר באמצעות ההגדרה. |
| תוכן פסול | להעביר להסגר הודעות שמכילות מילים מסוימות שציינתם, מתוך רשימה של מילים בהתאמה אישית שיצרתם. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר הודעות נכנסות שמכילות שפה גסה. |
| ניתוב |
להעביר הודעות להסגר על סמך השולח או הנמענים שלהן. לדוגמה, יכול להיות שתרצו להעביר להסגר את כל ההודעות הנכנסות מדומיין ששלח בעבר אימיילים זדוניים למשתמשים שלכם. התראות: ההגדרה הזו כוללת אפשרות לשלוח התראה לשולחים בארגון כשהם שולחים הודעה פנימית שמועברת להסגר באמצעות ההגדרה. |
| ספאם | להעביר להסגר הודעות נכנסות ש-Gmail קובע שהן ספאם. |